dodaj wiadomość | newsletter | kontakt

Pytamy pełnomocników: U kogo powinny znajdować się oryginały umów z wolontariuszami?

Rozliczamy zadanie publiczne dofinansowane ze środków powiatu. Starostwo zażądało od nas oryginałów umów o wolontariat. Umowy te zawierają dane osobowe. U kogo powinny znajdować się oryginały umów z wolontariuszami – w starostwie czy w siedzibie organizacji – pyta organizacja. Pełnomocnik Zarządu Województwa Podlaskiego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi Eliza Szadkowska wyjaśnia: trzeba wziąć pod uwagę kwestie związane z przechowywaniem dokumentów, ich udostępnianiem oraz ochroną danych osobowych.

http://www.sxc.hu/photo/911376

Pytanie organizacji pozarządowej

Rozliczamy zadanie publiczne dofinansowane ze środków powiatu. Organ dofinansowujący zadanie zażądał od nas oryginałów umów o wolontariat (umowy między stowarzyszeniem a wolontariuszami) twierdząc, że umowy te muszą być oddane wraz ze sprawozdaniem do Starostwa (i tam będą przechowywane). Nadmienić należy, że umowy te zawierają dane typu: imię i nazwisko, adres, numer telefonu. U kogo powinny znajdować się oryginały umów z wolontariuszami – w Starostwie czy w siedzibie stowarzyszenia?
 

Pełnomocnik Zarządu Województwa Podlaskiego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi i Sekretarz Podlaskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego Eliza Szadkowska odpowiada:


Aby rozwiązać problem wskazany w pytaniu, należy rozpatrzeć jego trzy aspekty.

1. Przechowywanie dokumentów

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości – art. 20 w związku z art. 75-76 wszelkie dokumenty finansowe, tj. umowy, porozumienia, rachunki do ww. umów i porozumień (zwane dowodami księgowymi czy dowodami źródłowymi) obowiązkowo przechowuje się w oryginałach w sposób staranny, zapobiegający dokonywania na nich jakichkolwiek zmian w siedzibie realizatora/ wykonawcy zadania publicznego, czyli w tym przypadku w siedzibie Stowarzyszenia, a nie instytucji finansującej (Starostwa).

2. Udostępnianie dokumentów

Zgodnie z wyżej wymienionymi przepisami Stowarzyszenie może udostępnić oryginały dokumentów, w tym przypadku urzędnikowi, spełniając łącznie dwa warunki:

  • po pierwsze, robi to za pisemną zgodą swoich władz, tj. przewodniczącego (prezesa) na wniosek urzędu;
  • po drugie, jeżeli dokumenty są udostępniane poza siedzibą Stowarzyszenia, należy przygotować spis przejętych dokumentów. Spis taki pozostaje w biurze Stowarzyszenia. Spis powinien obowiązkowo zawierać dane umożliwiające identyfikację danego dokumentu źródłowego (np. nazwę, nr faktury, datę wystawienia dokumentu). Spis powinien obowiązkowo zostać potwierdzony (podpisem) przez instytucję finansującą na dowód przyjęcia przez nią określonych dokumentów finansowych.

3. Ochrona danych osobowych

W przypadku udostępniania danych osobowych zastosowanie mają także przepisy o ochronie danych osobowych, czyli od 25 maja 2018 r. przepisy RODO (zobacz: RODO. Ochrona danych osobowych w NGO). Stowarzyszenie jest administratorem danych osobowych, ma w związku z tym określone obowiązki. Przykładowo w ramach obowiązku informacyjnego powinno udzielić informacji osobie, której dane osobowe przetwarza, o odbiorcach tych danych (NGO musi wcześniej znać tych odbiorców – urząd udzielający dofinansowania organizacji pozarządowej powinien więc uprzedzić organizację co do swoich zamiarów).
 

 

Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.

poradnik.ngo.pl - informacje i porady. Odwiedź już dziś!

Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!

SKOMENTUJ

Uwaga, komentarz pojawi się na liście dopiero po uzyskaniu akceptacji moderatora.


KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.