dodaj wiadomość | newsletter | kontakt

Czy wszystkie części oferty podlegają kontroli?

Młoda organizacja pozarządowa po raz pierwszy będzie miała do czynienia z kontrolą realizacji zadania publicznego. Zobacz, czego się obawia i co radzi jej doradczyni serwisu poradnik.ngo.pl.

pixabay.com, CC0 Public Domain

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ

Jesteśmy młodym warszawskim stowarzyszeniem. Zdobyliśmy dotację na realizację zadania  publicznego. Urząd zapowiedział kontrolę. Będzie to dla nas nowe doświadczenie i się go obawiamy. We wniosku opisaliśmy m.in., że postaramy się zdobyć dodatkowych sponsorów, dzięki czemu zwiększy się atrakcyjność nagród przyznawanych w zawodach zorganizowanych w ramach dotacji. Wpisaliśmy te nasze zamierzenia do wniosku, ale nie ujęliśmy ich ani w rezultatach ani w harmonogramie  czy budżecie (nie był to składnik zadeklarowanego przez nas wkładu własnego). Pomimo chęci nie udało nam się takich sponsorów zdobyć i ufundować dodatkowych nagród do zawodów zorganizowanych w ramach dotacji. Urzędniczka, która się nami opiekuje, wie, że udało się nam pozyskać sponsora do innego projektu. Czy inny projekt może być przedmiotem pytań i kontroli? Czy możemy mieć zarzut pozyskania sponsora do innego projektu, a nie do tego? Czy mogą nas spotkać jakieś negatywne konsekwencje, skoro sponsora nie pozyskaliśmy?

DORADCZYNI SERWISU PORADNIK NGO.PL ODPOWIADA:

Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:

1) stopnia realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych;

4) prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem zgodnie z przepisami i postanowieniami umowy.

Umowa realizacji zadania publicznego również zawiera informację o możliwości przeprowadzenia kontroli dotacji. Bardziej szczegółowe wytyczne dotyczące kontroli zadań publicznych zalecanych przez m.st. Warszawę znajdują się w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 3463/2012 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 22.10.2012 r. w sprawie określenia trybu ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych ze środków z budżetu m.st. Warszawy (…).

Kontrola może mieć zakres merytoryczny jak też finansowy. Urząd może sprawdzać czy pieniądze były prawidłowo wydawane, zarówno te pochodzące z dotacji, jak i te z wkładu własnego. Kontrola może być przeprowadzona zarówno podczas realizacji zadania, ale też po jego zakończeniu (w ciągu 5 lat od przyjęcia sprawozdania).

Kontrola merytoryczna nie wymaga wcześniejszego powiadomienia, ale kontrola finansowa powinna być zapowiedziana przynajmniej 7 dni kalendarzowych przed dniem jej rozpoczęcia.

Przy kontroli merytorycznej sprawdzana są m.in. :

  • zgodność  zakresu rzeczowego realizowanego zadania z umową jak np. osiągnięcie rezultatów,
  • realizacja poszczególnych etapów/części zadania z harmonogramem,
  • wywiązywanie się z obowiązku informowania o finansowaniu/dofinansowaniu projektu z budżetu m.st. Warszawy oraz umieszczania logotypu.

Przy kontroli finansowej sprawdzane są m.in. takie elementy jak:

  • prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla dotacji,
  • prawidłowość dokumentacji wkładu własnego oraz wielkość udziału procentowego wkładu własnego i dotacji zgodnie z umową,
  • racjonalność i terminowość wydatkowanych środków,
  • prawidłowość i kompletność dowodów księgowych dotyczących wydatkowanych środków z dotacji, w tym prawidłowość opisów dokumentów księgowych,
  • zgodność wydatków z pozycjami kosztorysu.

Jeśli urząd stwierdzi nieprawidłowości, to wezwie organizację do zwrotu tej części dotacji, która została nieprawidłowo wykorzystana, wraz z odsetkami.

Odpowiadając na pytanie NGO

Jeśli dodatkowe nagrody nie zostały ufundowane z powodu braku sponsora, ale jednocześnie nie były ujęte jako rezultat czy pozycja w budżecie, a tylko opisane w ofercie jako zamiar organizacji, to nie ma formalnych podstaw, aby ten brak był powodem negatywnych konsekwencji dla organizacji w postaci np. nieprzyjęcia sprawozdania.

Z drugiej strony, organizacja wskazała w ofercie, że zamierza takie nagrody pozyskać. Zatem kontroler jak najbardziej może o to dopytywać. W tej sytuacji należy przedstawić wyjaśnienie, dlaczego taka sytuacja zaistniała.

Jeśli chodzi o realizację innych projektów (w opisywanej sytuacji są to nagrody przyznawane w ramach działań w innym projekcie), to nie może ona być przedmiotem kontroli podczas kontroli innego zadania publicznego. Jeśli urzędnik prowadzący kontrolę zapyta o inne projekty, to oczywiście należy mu odpowiedzieć, wychodząc z założenia, że wszystkie działania organizacji są jawne. Jednak zakres udzielanych odpowiedzi jest indywidualną decyzją organizacji, gdyż pytanie o inne projekty, które nie mają związku z kontrolowanym zadaniem, jest wykroczeniem poza zakres kontroli.

 

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2016.1817 tj. z późn. zm.)

Art.  17.  Organ administracji publicznej zlecający realizację zadania publicznego może dokonywać kontroli i oceny realizacji zadania, w szczególności:

1) stopnia realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości realizacji zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.

 

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U.2016.1300)

Zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy  w sprawie określenia trybu ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych ze środków z budżetu m.st. Warszawy w biurach Urzędu
m.st. Warszawy i wydziałach dla dzielnic m.st. Warszawy oraz trybu rozliczania przyznanych dotacji i kontroli realizowanych zadań publicznych

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 3463/2012 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 22.10.2012 r. –Tryb ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych ze środków z budżetu m.st. Warszawy w biurach Urzędu m.st. Warszawy oraz tryb rozliczania przyznanych dotacji i kontroli realizowanych zadań publicznych



Poznaj ofertę SCWO: warszawa.ngo.pl/scwo


Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!

SKOMENTUJ

Uwaga, komentarz pojawi się na liście dopiero po uzyskaniu akceptacji moderatora.


KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.